Email marketing para organizadores, ordenado por la cadena invitación, asistencia y seguimiento.

La página de precios de Brevo da un plan gratis con 300 emails al día y hasta 100.000 contactos guardados, y planes de pago de 9 $/mes (Starter) y 18 $/mes (Standard) desde 5.000 emails al mes, con el email transaccional incluido. Para un organizador, lo útil es tener en una cuenta el correo de la inscripción, el aviso por SMS el día D y la lista histórica de asistentes y voluntarios, que no cuesta mantener mientras esté en el plan gratis.

El SMS se vende por créditos de prepago, desde 100 créditos y con un precio según el país de destino; no está incluido en ningún plan. Ten en cuenta también que en el plan gratis un aviso por email a 400 voluntarios no sale entero el mismo día (400 entre 300), así que para un cambio de puerta a las siete de la mañana el SMS es lo adecuado. Entre las funciones que lista su página de precios no figuran páginas de evento ni venta de entradas: para eso necesitarás tu plataforma de ticketing.

Una feria o un congreso B2B vende antes de que lleguen los asistentes: prospección de stands, entrega de material a patrocinadores, preparación de ponentes. ActiveCampaign sirve a quien necesita ver en qué punto está cada empresa y lanzar el siguiente mensaje cuando cambia. Según su página de precios, los planes son Starter 15 $/mes, Plus 49 $/mes, Pro 79 $/mes y Enterprise 145 $/mes, precio inicial para 1.000 contactos con facturación anual, y Starter incluye un usuario y cinco acciones por automatización.

Pasar de Starter a Plus son 34 $ más al mes y 588 $ al año (49 por 12). Con 10.000 contactos, Starter cuesta 149 $/mes, según un artículo del propio ActiveCampaign. SMS y transaccional son complementos. Si el evento vive de la asistencia y no de los stands, esta herramienta sobra.

Si una parte del programa se emite en directo o en diferido, GetResponse reúne en un sitio el correo, las páginas de destino y los webinars. Según la página de precios de GetResponse, el plan Starter vale 19 $/mes para 1.000 contactos (15,58 $ con pago anual); el Marketer, 59 $/mes (48,38 $ anual); y Creator, el que lleva webinars y creador de cursos, 69 $/mes (56,58 $ anual).

Para un congreso con campaña de tres meses, Creator a 69 $ mensuales son 207 $ (69 por 3), que se comparan con lo que cuesta alquilar una plataforma de vídeo para la parte virtual. Si todas tus sesiones son presenciales, los webinars quedan sin uso y sobran 50 $ al mes respecto a Starter (69 menos 19).

Para un primer taller o un primer meetup, el plan gratis de Mailchimp absorbe el experimento. Su página de precios da una audiencia con 250 contactos, 500 envíos al mes (250 al día) y una prueba de 14 días del plan Standard. Con 250 contactos, un anuncio y un recordatorio son justo 500 envíos, es decir, un solo evento al mes.

El historial de asistentes es lo que encarece el calendario: Standard cuesta 20 $/mes con 500 contactos, 100 $/mes entre 2.501 y 5.000, 135 $/mes entre 5.001 y 10.000 y 230 $/mes entre 10.001 y 15.000. Una feria con 12.000 asistentes acumulados en cinco ediciones pagaría 2.760 $ al año (230 por 12). SMS marketing existe, y el transaccional se contrata aparte con Mandrill.

Un club de lectura, una liga de barrio o una serie de charlas en la biblioteca mandan un anuncio y un recordatorio por encuentro. Con la lista de 250 suscriptores que admite el plan gratis, según la página de precios de MailerLite, cada encuentro gasta 500 emails (250 por 2), así que los 2.500 emails mensuales alcanzan para cinco encuentros al mes. El plan incluye también dos usuarios, para que dos organizadores trabajen a la vez.

Cuando el calendario o la lista crecen, Comfort cuesta desde 12 $/mes con 500 suscriptores (10,80 $/mes en anual) y Power desde 25 $/mes (22,50 $/mes en anual). Su página indica que no incluye transaccional, que lo da MailerSend, así que la confirmación de cada inscripción tendrá que salir de tu formulario o de otro servicio. Es una buena opción mientras no haya expositores ni patrocinadores que gestionar.

Klaviyo está hecho para tiendas online, y solo encaja en un evento que tenga una de verdad: camisetas del festival, paquetes VIP vendidos por internet, recargas para la barra. Según su página de precios, tiene un plan gratis (250 perfiles activos, 500 emails al mes) y el plan Email cuesta 20 $/mes con 500 perfiles, 30 $/mes con 1.000, 100 $/mes con 5.000 y 150 $/mes con 10.000.

Un festival con 5.000 perfiles pagaría 1.200 $ al año (100 por 12), una cifra que solo se justifica si la tienda factura de manera constante. Para el correo del evento en sí, es decir, programa, accesos y logística, no aporta nada que no tengan opciones más baratas de este ranking.

Customer.io manda mensajes según lo que haga cada persona dentro de un producto: lo que le interesa a una empresa que desarrolla su propia aplicación de eventos, con usuarios que crean actos, compran entradas y escanean accesos. Según su página de precios, Essentials cuesta 100 $/mes con 5.000 perfiles, 145 $/mes con 10.000, 235 $/mes con 20.000, 325 $/mes con 30.000, 415 $/mes con 40.000 y 505 $/mes con 50.000 o más, con facturación mensual; Premium parte de 1.000 $/mes con facturación anual.

Con 20.000 perfiles serían 2.820 $ al año (235 por 12). Su programa para startups ofrece 12 meses gratis a empresas que hayan levantado menos de 10 M $, algo a tener en cuenta si tu plataforma de eventos acaba de arrancar. Un organizador que solo manda invitaciones y recordatorios no necesita nada de esto, porque el trabajo previo de enviarle eventos desde tu aplicación es lo que realmente cuesta.

Drip trata cada compra como parte de una tienda, y puede ser útil para un festival que lanza preventas por oleadas y vende además camisetas o abonos regalo. Su página de precios pone 39 $/mes hasta 2.500 personas, 49 $/mes con 3.000, 124 $/mes con 7.500 y 289 $/mes con 20.000, con envíos ilimitados en todos los tramos y una prueba de 14 días.

Compáralo con Mailchimp para la misma lista. Con 3.000 contactos, Drip pide 49 $/mes y Mailchimp 100 $/mes; con 7.500, Drip 124 $/mes y Mailchimp 135 $/mes. En esos tamaños Drip sale más barato, y los envíos ilimitados evitan sorpresas en la semana de la última llamada. A cambio, no hay plan gratis ni páginas de evento: la invitación y el registro tienen que salir de tu plataforma de ticketing.

La gala anual, la feria comarcal o la cena de antiguos alumnos suelen tener una lista pequeña y estable. Según la página de precios de AWeber, Lite cuesta 15 $/mes con 500 suscriptores (5.000 envíos, una lista y tres automatizaciones) y Plus 30 $/mes con 500 suscriptores (6.000 envíos, listas y automatizaciones ilimitadas); la prueba dura 14 días.

Un acto con cuatro mensajes (anuncio, recordatorio, logística y seguimiento) a 500 personas son 2.000 envíos (500 por 4), de modo que dos eventos al año caben en el cupo de Lite sin problema. La limitación aparece con varios actos a la vez o con listas separadas por público (asistentes, expositores, voluntarios): Lite admite una sola lista, y para más hay que pasar a Plus.

Un taller, un retiro o una cumbre en torno a una persona concreta se llena gracias a su audiencia, y Kit está pensado para esa relación directa. Su página de precios da un plan gratis hasta 10.000 suscriptores con landing pages, formularios y emails ilimitados, sin secuencias ni automatizaciones visuales. Para anunciar una edición a 8.000 suscriptores, eso significa 0 $ frente a los 135 $/mes de Mailchimp con esa lista.

Creator añade las automatizaciones y las secuencias: 33 $/mes con 1.000 suscriptores en facturación anual (390 $ al año) y 116 $/mes con 10.000. Kit no gestiona expositores, patrocinadores ni voluntarios, y no figura en su página una función de invitación con confirmación de asistencia; es el megáfono del ponente, no la oficina del organizador.

Loops es email para productos de software: un mensaje de bienvenida cuando alguien se registra en tu aplicación, o un aviso cuando un organizador publica su primer evento en tu plataforma. La página de precios de Loops da un plan gratis con contactos ilimitados y hasta 4.000 envíos en 30 días a los 1.000 contactos más recientes, con el pie «Powered by Loops»; de pago, 99 $/mes con 10.000 suscriptores y 249 $/mes con 50.000, con el transaccional incluido.

Es la herramienta de quien desarrolla una plataforma de eventos, no de quien organiza uno. Un congreso con un historial de 6.000 asistentes pasados dejaría a 5.000 fuera de cada envío del plan gratis, y a ese tamaño lo habitual es pagar tramo.

Con facturación anual y entre 0 y 500 contactos, la página de precios de Campaign Monitor lista Lite a 11,70 $/mes, Essentials a 27,90 $/mes y Premier a 153,90 $/mes; los precios se cargan con JavaScript, así que confirma la cifra al contratar. Lite limita los envíos a cinco veces el número de contactos: 2.500 al mes con 500 contactos.

Para una gala de 400 invitados con cuatro mensajes, son 1.600 envíos (400 por 4), cómodos dentro del límite. Con dos galas simultáneas ya hay que mirar Essentials, que no limita los envíos. La prueba de 30 días admite 500 contactos y 500 emails, suficiente para ensayar una invitación antes de pagar; Premier añade soporte con teléfono. No incluye gestión de asistencia ni pagos.

La página de precios de Moosend pone el plan Pro desde 7 $/mes con 500 contactos en facturación anual, con emails ilimitados, y ofrece una prueba de 30 días sin tarjeta. Para un festival en su primera edición, con una lista de unos cientos de personas, son 84 $ al año (7 por 12) para mandar anuncios y recordatorios.

También vende paquetes de créditos de 350 $ (350.000 emails) y 500 $ (500.000), pensados para volúmenes que un primer festival no alcanzará. Si necesitas SMS para el día del evento o confirmaciones por transaccional, pregunta antes si los cubre, y compáralo con Brevo, que los tiene documentados.